dokumenty




REGULAMIN ORGANIZACYJNY
Miejskiego Zarządu Oświaty w Dębicy

Rozdział I
POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

Regulamin Organizacyjny Miejskiego Zarządu Oświaty w Dębicy, zwany dalej "Regulaminem", określa:
1. Organizację wewnętrzną Miejskiego Zarządu Oświaty w Dębicy.
2. Zakres działania Dyrektora Miejskiego Zarządu Oświaty w Dębicy.
3. Zakres zadań realizowanych na poszczególnych stanowiskach pracy.
4. Zasady funkcjonowania Miejskiego Zarządu Oświaty w Dębicy.

§ 2

Ilekroć w Regulaminie jest mowa bez bliższego określenia o:
1. Zarządzie - należy przez to rozumieć Miejski Zarząd Oświaty w Dębicy,
2. Gminie lub organie prowadzącym - należy przez to rozumieć Gminę Miasto Dębica,
3. Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Dębicy,
4. Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta Dębicy,
5. Placówce oświatowej - należy przez to rozumieć przedszkole, szkołę podstawową i gimnazjum, dla których organem prowadzącym jest Gmina Miasto Dębica,
6. Dyrektorze - należy przez to rozumieć Dyrektora Miejskiego Zarządu Oświaty w Dębicy,
7. Pracowniku - należy przez to rozumieć pracownika Miejskiego Zarządu Oświaty w Dębicy.

§ 3
1. Zarząd jest budżetową jednostką organizacyjną Gminy.
2. Zarząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.

§ 4
Siedziba Zarządu mieści się w Dębicy, przy ulicy Ratuszowej 2.

§ 5

Podstawę działania Zarządu oraz ogólny zakres realizowanych zadań określa Statut Zarządu nadany stosowną Uchwałą Rady Miejskiej w Dębicy.

§ 6

Do podstawowych zadań realizowanych przez Zarząd należą:
1. Obsługa finansowa, kadrowo-płacowa i techniczna placówek oświatowych w mieście Dębicy oraz prowadzenie analityki wydatków poszczególnych placówek
2. Realizacja uchwał Rady Miejskiej i Zarządzeń Burmistrza Miasta oraz współdziałanie z merytorycznymi Komisjami Rady Miejskiej.
3. Przeglądy stanu technicznego i BHP oraz wykonywanie remontów i zadań inwestycyjnych w tym zakresie.
4. Występowanie do organów Gminy w kwestiach dotyczących utrzymania na odpowiednim poziomie technicznym placówek, gwarantującym wykonywanie przez te placówki swych zadań statutowych.
5. Zarządzanie nieruchomościami placówek.
6. Opiniowanie regulaminów organizacyjnych placówek przed zatwierdzeniem ich przez Burmistrza Miasta.
7. Współpraca ze związkami zawodowymi reprezentującymi interesy pracowników.
8. Pomoc placówkom oświatowym w zakresie przepisów prawnych.
9. Sporządzanie materiałów merytorycznych i analiz dla organów Gminy i innych jednostek.
10. Organizacja konkursów na stanowiska dyrektorów placówek oświatowych.
11. Opracowywanie dokumentów dotyczących zakładania, likwidacji i reorganizacji placówek oświatowych.
12. Współpraca z organami sprawującymi nadzór pedagogiczny i wykonywanie zaleceń tych organów.
13. Występowanie z wnioskami w sprawach dydaktyczno - wychowawczych i opiekuńczych do dyrektorów placówek oświatowych oraz Kuratora Oświaty.
14. Przejmowanie i przechowywanie dokumentacji zlikwidowanych placówek oraz prowadzenie archiwum.
15. Realizacja zadań dotyczących dotowania placówek oświatowych prowadzonych przez inne osoby prawne i fizyczne.
16. Inne zadani zlecone przez organy administracji rządowej z zakresu oświaty.

§ 7
Funkcjonowanie Zarządu określają następujące zasady:
" praworządności,
" racjonalnego gospodarowania środkami finansowymi,
" jednoosobowego kierownictwa,
" planowania pracy i efektywności podejmowanych działań,
" podziału zadań i egzekwowania ich realizacji przez poszczególne stanowiska,
" wzajemnego współdziałania,
" podnoszenia standardów prowadzonej obsługi placówek oświatowych,
" podejmowania działań podnoszących efektywność realizacji zadań statutowych.

Rozdział II
STRUKTURA ORGANIZACYJNA ZARZĄDU

§ 8
Strukturę organizacyjną Zarządu stanowią działy i stanowiska pracy utworzone do realizacji określonych zadań.
§ 9
Schemat struktury organizacyjnej Zarządu przedstawia załącznik nr1 do Regulaminu.

§ 10
1. Zarządem kieruje Dyrektor.
2. Organizacja Zarządu obejmuje:
a) Głównego Księgowego,
b) Dział Finansowo - Księgowy,
c) Dział Kadr
d) Dział Płac,
e) Dział Administracyjno-Gospodarczy,
f) Stanowisko obsługi Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej,
g) Stanowisko sprzątaczki.
3. Przydziału czynności i zadań dla poszczególnych stanowisk pracy dokonuje Dyrektor.

Rozdział III
REALIZACJA ZADAŃ ZARZĄDU

§ 11

Do zakresu zadań Dyrektora Zarządu należy w szczególności :
1. Kierowanie pracą Zarządu i reprezentowanie go na zewnątrz.
2. Wykonywanie czynności z zakresu prawa pracy wobec podległych pracowników oraz upoważnianie innych osób do podejmowania tych czynności.
3. Określanie pracownikom zakresów czynności i zadań służbowych oraz zakresu kompetencji i odpowiedzialności.
4. Bieżąca współpraca z organem prowadzącym i dyrektorami obsługiwanych placówek oświatowych.
5. Organizowanie okresowych narad pracowników Zarządu i narad dyrektorów placówek oświatowych w celu uzgadniania bieżącej realizacji zadań.
6. Przygotowanie odpowiedzi na wnioski radnych oraz informacji z realizacji uchwał Rady Miejskiej.
7. Nadzór nad prawidłowym przebiegiem i terminowością wykonywania zadań i czynności kancelaryjnych.
8. Wydawanie zarządzeń dotyczących działalności Zarządu i placówek oświatowych podlegających pod Gminę.
9. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Burmistrza.
10. Informowanie placówek oświatowych o zmianach planów finansowych, dokonywanych stosownym zarządzaniem Burmistrza lub uchwałą Rady Miejskiej.
11. Analiza i weryfikacja przyznanej wielkości subwencji oświatowej na podstawie materiałów własnych oraz nadesłanych przez Ministerstwo Edukacji Narodowej.
12. Prowadzenie spraw związanych z organizacją placówek oświatowych, w tym związanych z opiniowaniem projektów i aneksów do arkuszy organizacyjnych placówek oświatowych.
13. Prowadzenie bazy danych dotyczących organizacji gminnej oświaty, w tym liczby uczniów, oddziałów, etatów pedagogicznych, etatów administracji i obsługi, itp.

§ 12

Do zadań głównego księgowego Zarządu należy w szczególności :
1. Prowadzenie rachunkowości placówek oświatowych i Zarządu zgodnie z obowiązującymi zasadami i przepisami gospodarki finansowej polegającej zwłaszcza na:
- wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu, gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi będącymi w dyspozycji jednostki,
- zapewnieniu pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez placówki oświatowe i Zarząd,
- kontrolowanie terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań,
2. kontrolowanie realizacji Polityki Finansowej, określonej zarządzeniem Dyrektora Zarządu.
3. Opracowanie przepisów wewnętrznych wydawanych przez Dyrektora Zarządu, dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w szczególności zakładowego planu kont, obiegu dokumentów, dowodów księgowych, zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji i innych.
4. Nadzorowanie pracy Działu Finansowo - Księgowego.
5. Kontrola realizacji budżetu Zarządu oraz budżetów nadzorowanych placówek oświatowych.
6. Opracowanie planu budżetu Zarządu oraz planów budżetów placówek oświatowych (przy współpracy z dyrektorami placówek oświatowych).
7. Współpraca ze Skarbnikiem Miasta Dębicy w celu realizacji zadań, określonych uchwałą budżetową i przepisami finansowymi.
8. Prowadzenie instruktażu dla placówek oświatowych w zakresie prawidłowego obiegu dokumentów księgowych, opisu tych dokumentów oraz właściwego kwalifikowania wydatków i dochodów.
9. Współpraca z dyrektorami placówek oświatowych w zakresie przygotowania zmian do planów finansowych w ciągu roku budżetowego.
10. Przygotowanie korekty rocznych planów finansowych wynikającej z organizacji nowego roku szkolnego lub końca roku budżetowego.
11. Nadzór nad prowadzeniem ewidencji środków trwałych w placówkach oświatowych i umorzeniami środków trwałych.
12. Wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z zakresu czynności, ustalonego przez Dyrektora.

§ 13

Do zadań Działu Finansowo -Księgowego należy w szczególności:
1. Prowadzenie obsługi finansowo-księgowej placówek oświatowych.
2. Realizowanie zadań finansowo - księgowych Zarządu.
3. Prowadzenie kont syntetycznych dla części budżetu obsługiwanej przez Zarząd.
4. Prowadzenie kont analitycznych dla obsługiwanych przez Zarząd placówek.
5. Kompletowanie i dekretowanie dokumentów księgowych poszczególnych jednostek oświatowych oraz ewidencjonowanie ich w urządzeniach księgowych.
6. Sporządzanie sprawozdań budżetowych z wykonania budżetu przez placówki oświatowe.
7. Sporządzanie wymaganych sprawozdań finansowych.
8. Rozliczanie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone jednostce mienie.
9. Sporządzanie bilansów obsługiwanych placówek oświatowych oraz bilansu Zarządu.
10. Kontrola pod względem formalno - rachunkowym dokumentów rachunkowych dostarczanych do Zarządu przez placówki oświatowe lub kontrahentów.
11. Bieżące informowanie dyrektorów placówek oświatowych o zmianach planów finansowych wprowadzonych zarządzeniem Burmistrza, Dyrektora lub uchwałą Rady Miejskiej.
12. Obsługa finansowo-księgowa ZFŚS i wydzielonych rachunków dochodów.
13. Realizacja zadań zleconych przez Burmistrza w zakresie wypłaty stypendiów .
14. Archiwizowanie gromadzonych i tworzonych dokumentów, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§ 14

Do zadań Działu Kadr należy:
1. Prowadzenie akt osobowych pracowników obsługiwanych placówek oświatowych i pracowników Zarządu.
2. Prowadzenie ewidencji i dokumentacji wynikającej z przepisów o ubezpieczeniach społecznych, zdrowotnych i przepisów podatkowych.
3. Przygotowanie dokumentacji związanej z zatrudnianiem, przebiegiem pracy oraz rozwiązaniem stosunku pracy pracowników obsługiwanych placówek oświatowych i pracowników Zarządu.
4. Przygotowywanie dokumentacji związanej z uzyskiwaniem przez pracowników rent i emerytur.
5. Obsługa kadrowa byłych pracowników obsługiwanych placówek oświatowych i pracowników Zarządu w zakresie dokumentów archiwalnych.
6. Przygotowywanie i obsługa konkursów na stanowiska dyrektorów placówek oświatowych.
7. Organizacja postępowań w sprawie awansu na stopień nauczyciela mianowanego.
8. Sporządzanie sprawozdań dla urzędu statystycznego, PFRON, MEN i innych według potrzeb.
9. Analiza i weryfikacja projektów i aneksów do arkuszy organizacyjnych placówek oświatowych.
10. Nadzór nad okresowymi badaniami lekarskimi pracowników Zarządu.
11. Realizacja innych zadań zleconych przez Dyrektora.

§ 15

Do zadań Działu Płac należy:
1. Prowadzenie całościowej obsługi płac pracowników placówek oświatowych oraz Zarządu. v 2. Prowadzenie obsługi programu "Płatnik".
3. Wystawienie na wniosek zainteresowanej osoby, zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, zaświadczeń ZUS - tzw. druk RP-7 dotyczących pracowników zatrudnionych w Zarządzie oraz placówkach obsługiwanych przez Zarząd.
4. Archiwizowanie gromadzonych i tworzonych dokumentów, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
5. Sporządzanie sprawozdań oraz informacji dotyczących wynagrodzeń pracowniczych.
6. Prowadzenie obsługi grupowych ubezpieczeń pracowniczych.
7. Dokonywanie rozliczeń z Urzędem Skarbowym: miesięcznych i rocznych.
8. Wydawanie zaświadczeń o wysokości zarobków dla pracowników placówek oświatowych i Zarządu.
9. Sporządzanie druków dla ZUS dla pracowników nieuprawnionych do wypłaty zasiłków chorobowych.
10. Sporządzanie wniosków o refundację do Powiatowego Urzędu Pracy w Dębicy.
11. Inne prace zlecone przez Dyrektora.

§ 16

Do zadań Działu Administracyjno-Gospodarczego należy:
1. Przeglądy techniczne budynków placówek oświatowych i nadzór nad przeglądami okresowymi instalacji.
2. Nadzór nad pracami remontowo-budowlanymi prowadzonymi przez zewnętrznych wykonawców.
3. Nadzór nad pracami remontowymi wykonywanymi przez grupę remontową.
4. Przygotowywanie dokumentacji na wykonywanie zadań w ramach zamówień publicznych.
5. Usługi transportowe i zaopatrzeniowe na rzecz placówek oświatowych.
6. Przygotowywanie dokumentacji związanej z najmem i dzierżawą mienia placówek oświatowych.
7. Pozyskiwanie środków finansowych na realizację zadań oświatowych w ramach rezerwy subwencji oświatowej i funduszy zewnętrznych.
8. Sporządzanie sprawozdań związanych z wykonywanymi obowiązkami.
9. Prowadzenie sekretariatu Zarządu zgodnie z instrukcją kancelaryjną oraz przepisami prawa.
10. Dokonywanie zakupów na rzecz Zarządu zgodnie z wymogami prawa zamówień publicznych.
11. Nadzór nad pracą sprzątaczki.
12. Prace remontowe w placówkach oświatowych: roboty malarskie w pełnym zakresie, wymiana stolarki okiennej i drzwiowej, remont posadzek, ścian i sufitów, roboty termoizolacyjne, remonty instalacji, remonty dachów, prace remontowe i modernizacyjne na terenie ogrodów i placów szkolnych, inne prace remontowe.
13. Likwidacja usterek wskazanych decyzjami administracyjnymi i skutków klęsk żywiołowych w placówkach oświatowych.
14. Inne zadania zlecone przez Dyrektora.

§ 17

Zadania pracownika obsługi Kasy Zapomogowo - Pożyczkowej:
1. Załatwianie spraw dotyczących udzielania pożyczek z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej.
2. Prowadzenie rejestru członków Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej.
3. Sporządzanie list potrąceń do Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej.
4. Dekretowanie dowodów księgowych.
5. Prowadzenie księgowości syntetycznej i analitycznej.
6. Sporządzanie kwartalnych sprawozdań finansowo-statystycznych.
7. Sporządzanie rocznego bilansu PKZP oraz załączników do bilansu.
8. Udział w zebraniach Zarządu Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej.
9. Wykonywanie innych zadań wynikających z poleceń głównego księgowego i dyrektora Zarządu.

§ 18

Do zadań sprzątaczki należy:
1. Sprzątanie po zakończeniu pracy pracowników Zarządu pomieszczeń administracyjnych, sanitariatów i korytarza.
2. Odkurzanie wykładzin podłogowych, czyszczenie.
3. Odkurzanie obrazów, kwiatów, lamp oświetleniowych oraz innych mebli, urządzeń i przedmiotów znajdujących się w pomieszczeniach Zarządu.
4. Opróżnianie koszów ze śmieci i wynoszenie ich do śmietnika.
5. Usuwanie plam z mebli, ścian i podłóg.
6. Podlewanie i pielęgnowanie kwiatów doniczkowych.
7. Po zakończeniu pracy zamykanie pomieszczeń, zamykanie okien, zakręcanie kurków w pomieszczeniach z bieżącą wodą.
8. Zgłaszanie dyrektorowi Zarządu wszystkich zauważonych usterek.
9. Raz na kwartał mycie wszystkich okien w pomieszczeniach Zarządu.

Rozdział V
ZASADY PRACY ZARZĄDU

§ 19

1. Pracownicy Zarządu są zobowiązani do współpracy i współdziałania, w szczególności w zakresie:
a) wymiany informacji,
b) wymiany danych,
c) wzajemnych konsultacji,
d) tworzenia zbiorczych zestawień oraz opracowań.
2. Upoważnieni przez Dyrektora pracownicy są zobowiązani do współdziałania z dyrektorami placówek oświatowych, w szczególności w zakresie zawartych porozumień w sprawie powierzenia obsługi finansowej, kadrowo-płacowej i technicznej placówek.
3. Wymiana danych, wymiana informacji oraz wzajemne konsultacje dotyczą tylko spraw, które nie naruszają odrębnych przepisów, takich jak ochrona danych osobowych, informacji niejawnych, tajemnicy służbowej itp.

§ 20

Do wspólnych zadań pracowników Zarządu należy:
a) przygotowanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich w zakresie realizowania zadań,
b) przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań,
c) przygotowywanie materiałów, opracowań syntetycznych i analitycznych dotyczących oświaty,
d) przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji,
e) stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt,
f) stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt, obowiązujących regulaminów i instrukcji wewnętrznych,
g) usprawnianie własnej organizacji pracy, w tym metod, form i warsztatu pracy,
h) wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Dyrektora.

§ 21

1. Zarząd pracuje w godzinach:
- od poniedziałku do piątku: 7.30 - 15.30 .
2. Wszelkie zmiany godzin pracy Zarządu ustala stosownym zarządzeniem Dyrektor w porozumieniu z Burmistrzem.
3. Pracownik może zostać w siedzibie Zarządu po godzinach określonych w ust.1, po uprzednim powiadomieniu i uzyskaniu zgody Dyrektora.
4. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest ustalenie indywidualnego czasu pracy dla pracownika zatrudnionego w Zarządzie po uzyskaniu pisemnej zgody Dyrektora.

§ 22

1. Każdy pracownik Zarządu obsługujący na stanowisku pracy komputer posiada indywidualne hasło pozwalające uruchomić urządzenie.
2. Pracownicy realizujący zadania związane z obsługą baz danych posiadają login i hasło, które pozwalają indywidualnie uruchamiać odpowiednie aplikacje i programy.
3. Loginy i hasła stanowią informację poufną.
4. Zabronione jest przekazywanie haseł osobom nieupoważnionym.
5. Po zakończeniu pracy, aplikacje zabezpieczone hasłem należy zakończyć poprzez wylogowanie z systemu.

Rozdział VI
ZASADY PODPISYWANIA PISM URZĘDOWYCH

§ 23

Dyrektor podpisuje:
1. Zarządzenia i regulaminy wewnętrzne.
2. Dokumenty kadrowo - płacowe.
3. Pisma związane z reprezentowaniem Zarządu na zewnątrz.
4. Pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie zarządzania mieniem Zarządu.
5. Pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu.
6. Pełnomocnictwa do reprezentowania Zarządu przed sądami i organami administracji publicznej.
7. Odpowiedzi na wnioski i zapytania radnych oraz informację na temat realizacji uchwał Rady Miejskiej.
8. Pisma, do podpisywania których upoważniony został przez Burmistrza.

§ 24

1. Pracownicy podpisują pisma związane z zakresem ich działania i realizowanymi przez nich zadaniami, nie zastrzeżone do podpisu przez Dyrektora.
2. Pracownicy przygotowujący projekty pism, w tym decyzji administracyjnych, parafują je swoim podpisem, umieszczonym na końcu tekstu projektu pisma z lewej strony.
3. Każde pismo (projekt pisma) przygotowane przez pracownika musi zawierać datę sporządzenia dokumentu oraz numer teczki.

Rozdział VIII
POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 25

Pracownicy Zarządu w wykonywaniu swoich obowiązków działają w granicach prawa, na podstawie jego przepisów i stosownych upoważnień.

§ 26
W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem decyduje Dyrektor.

§ 27
Zmiany do niniejszego regulaminu mogą być wprowadzane wyłącznie w formie pisemnej.
Regulamin obowiązuje od dnia 1 stycznia 2012 roku.

Dębica, 29 września 2011 r.

Wstecz